Welche Vorteile hat ein DMS-System?
Die Vorteile eines computergestützten Dokumenten-Management-Systems gegenüber einer Papierablage oder einer gemischten Papier/ Datei-Ablage liegen auf der Hand, hier einige Beispiele:
| Verwaltung von Dokumenten ohne DMS | Verwaltung von elektronischen/ gescannten Dokumenten mittels DMS |
| Originaldokumente sind nur an einem Ort einsehbar und können nur dort bearbeitet werden | Jederzeitiger, ortsunabhängiger Zugriff auf Originaldokumente (mit entsprechender Berechtigung) |
| Redundanz und Inkonsistenz durch Schattenakten | Es existieren nur noch Originalakten, die gleichzeitig gelesen bzw. zur Bearbeitung von verschiedenen Orten aufgerufen werden können |
| Aufwendiges Verteilen und Einziehen von autorisierten Kopien | Kein Zeitverlust bei der Veröffentlichung von neuen Dokumentenversionen. Es wird einfach ein Link auf das neue Dokument per Email verschickt |
| Lange Liege- und Bearbeitungszeiten | Schnellere Bearbeitungszeiten, da Transport von Akten entfällt und Weiterleitung zum nächsten Bearbeiter automatisch erfolgt |
| Geringe Transparenz der Prozessabläufe | Transparenter Bearbeitungszyklus von Dokumenten durch definierte Workflows |
| Unübersichtliche Ablage | Schnelleres Auffinden von Dokumenten durch einfache, strukturierte Indizierung. Verbesserung der internen und externen Kommunikation und der Auskunftsfähigkeit |
| Änderungen an Dokumenten können schlecht nachvollzogen werden | Übersichtliche Änderungskontrolle und Versionsverfolgung |
| Effizienter Zugriffsschutz nur durch Wegschließen möglich | Effiziente Zugriffs- und Manipulationskontrolle. |
| Ständig steigender Lagerplatzbedarf | Geringer Raumbedarf für die Archivierung |
| Multimediale Daten müssen auf Datenträgern extra abgelegt werden | Speicherung sämtlicher Daten in elektronischer Form |